Май 2022 -
настоящее время
Помощник генерального директора заводов металлоконструкций. (Холдинг 3х заводов)
Завод металлоконструкций., Челябинск
полная занятость
1. Ведение календаря руководителя, управление расписанием. Планирование совещаний, встреч, важных событий, график поездок.
2. Встреча посетителей, обеспечение комфортных условий для встреч и переговоров.
3. Ведение и систематизация документов.
Предоставление отчётов по запросу руководителя.
Оформление, написание разного рода писем и иных документов.
Контроль правильности оформления и соблюдения сроков по приказам, регламентам, распоряжениям.
2. Организация, модерация и протоколирование ежедневных совещаний очно или: Битрикс24, ZOOM, YANDEX телемост, Skype, WhatsApp и т.д. Выездные совещания.
- Подготовка конференц-залов к предстоящим совещаниям.
- Отслеживание сроков выполнения задач по протоколу сотрудниками заводов.
- Проверка корректности оформления документов. Обеспечение соблюдения сроков выполнения работы.
3. Trevel-поддержка генерального директора: заказ авиа и ж/д билетов. регистрация на рейсы, замена/возврат билетов, заказ трансферов , с учетом удобства без задержек и лишних пересадок. Подбор и бронирование гостиниц с необходимой локацией.
4. Организация мероприятий, корпоративов, праздников, подарков.
5. Организация, контроль хозяйственных и бытовых вопросов.
Взаимодействие с поставщиками коммунальных услуг, арендодателем.
6. Организация, контроль ремонта офисных помещений.
Организация рабочих мест и оснащение офиса для работы всеми необходимыми ресурсами.
Решение и контроль всех организационных вопросов для стабильного функционирования работы офиса, а также офисного здания.
7. Взаимодействие с подрядными организациями общехозяйственной деятельности. (Ремонт помещений, клининг, кондиционирование зданий, монтаж/демонтаж различных работ по обслуживанию помещения, видеонаблюдение)
8. Bitrix24:
- Ведение электронного документооборота. (Регламенты, Приказы, Протоколы и задачи руководителям служб и подразделений заводов мк).
Контроль выполнения задач, поручений от генерального директора в системе Bitrix24, результат/отчет.
9. Административно-хозяйственная часть. Организация, контроль, отчёт.
10. Логистические задачи (найти курьера, определенный автомобиль, договориться о получении/передаче груза, посылки и т.д.) Организация авиаперевозок ценных грузов.
11. Организация мероприятий для партнёров, заказчиков, гостей (авиабилеты, сложные маршруты, трансфер, размещение, программа мероприятий, выездных совещаний) (первые лица компании, собственники бизнеса).
12. Помощь в подборе сотрудников, адаптация персонала и организации рабочих мест, поиск служебных квартир в аренду для персонала на территории РФ).
12. Организованная работа в отсутствии генерального директора.
13. На связи с руководителем 24/7.
14. Личные поручения руководителя.